Ai nevoie de ajutor pentru a-ti da seama cum sa iti organizezi agenda? Cauti cateva metode de organizare rapida si usoara a informatiilor cand vine vorba de a lua notite si de a planifica proiecte?
Oricat de mult este folosita tehnologia in mediul de lucru, exista ceva extrem de satisfacator atunci cand vine vorba de utilizarea de agende planner la serviciu.
O agenda planner iti permite sa te indepartezi de ecrane si dispozitive si sa te concentrezi pe un singur lucru: sa iti expui gandurile, ideile si notele pe agende planner.
Agendele planner iti permit sa organizezi informatiile in nenumarate moduri, usor si rapid, cu un stilou sau un creion. Dar, acest lucru nu este de mare ajutor daca nu ai timp sa iti dai seama cum sa imparti si sa iti intretii agenda planner.
Afla pentru ce ai nevoie de agende planner?
Fiecare proiect de succes incepe cu o etapa de planificare, iar crearea unui sistem adecvat de organizare pentru agende planner nu face exceptie. Gandeste-te la cum sa iti organizezi agenda
Incepe prin a-ti pune cateva intrebari care sa te ajute sa intelegi cum poti valorifica cel mai bine agende planner
- Ce sarcini obisnuite implica munca ta?
- Ce trebuie sa stii si cand?
- Cat de des vei putea sa scrii notite sau sa le revizuiesti?
- Cine altcineva trebuie sa inteleaga sistemul?
Vizualizeaza cum vei folosi agende planner in rutina zilnica. Te vei aseza si vei actualiza in fiecare dimineata sau la sfarsitul zilei? Vei lua agende planner la sedinte, le vei pastra in geanta, pe birou sau intr-un sertar?
Gandirea la acesti factori te ajuta sa alegi dimensiunea si formatul ideal pentru agende planner.
Mai jos regasesti cateva idei care te pot ajuta sa iti organizezi afacerea cu ajutorul agendelor planner:
Organizeaza-ti o lista cu obiective de facut
Aceasta este o modalitate simpla de a crea o lista compacta de activitati la birou. Cu aceasta metoda, vei putea sa iti revizuiesti proiectele si sarcinile la inceputul si la sfarsitul zilei. Desi va trebui sa scrii din nou informatii in fiecare zi, este posibil sa descoperi ca a rescrie te va ajuta sa iti amintesti mai bine sarcinile si proiectele.
Cum poti crea lista de activitati?
- Noteaza data in partea de sus a unei pagini goale din agenda planner.
- Apoi, noteaza numele unuia dintre proiectele tale de lucru.
- Incepand cu primul tau proiect, noteaza trei sarcini relevante. Completeaza sarcinile de facut si pentru alte proiecte.
- Bifeaza sau debifeaza elementele din lista de sarcini pe masura ce le completezi.
La sfarsitul fiecarei zile, incepe o pagina noua cu data de maine si titlurile proiectelor si transfera toate sarcinile neterminate pe pagina de a doua zi. Adauga sarcini de lucru dupa cum este necesar.
Organizeaza-ti notitele pe agende planner
Aceasta metoda este perfecta pentru a lua note la intalniri si sesiuni de brainstorming sau pentru planificarea, scrierea sau inregistrarea datelor.
Organizeaza-ti propria afacere cu ajutorul agendelor planner
Aceasta metoda functioneaza excelent pentru o intalnire saptamanala sau zilnica. Inregistrarea pe agende planner a celor mai importante lucruri discutate intr-o sedinta te ajuta sa iti pastrezi punctele discutate si pasii pe care va trebui sa ii faci dupa intalnire.
Iata cum sa iti organizezi agende planner pentru intalniri:
- Scrie numele intalnirii si data in partea de sus a paginii.
- Sub numele si data intalnirii, poti crea o sectiune noua. Utilizeaza aceasta zona din agende planner pentru a nota orice idei, informatii, ganduri sau puncte pe care iti doresti sa le prezinti, sa le discuti sau sa le notezi la intalnire.
- Apoi creaza o sectiune noua pe care o poti folosi pentru a nota informatiile si faptele prezentate la intalnire.
- Ultima parte poate cuprinde o sectiune pe care sa o denumesti “pasii urmatori”. Utilizeaza aceasta zona pentru a nota sarcinile individuale sau sarcinile de facut de care va trebui sa te ocupi dupa intalnire.
Alegerea agendelor planner
Daca ai mai multe proiecte mari in desfasurare simultan sau rolul tau implica cateva domenii separate de responsabilitate, agendele planner ar trebui sa reflecte acest lucru.
De asemenea, poate fi util sa iti imparti agendele in functie de diferitele moduri in care le utilizezi. De exemplu, ai putea dedica o sectiune pentru listele de activitati, alta pentru luarea de notite in timpul intalnirilor si alta pentru scopurile si obiectivele pe care trebuie sa le indeplinesti lunar sau trimestrial.
Poti folosi benzi de marcaje sau separatoare pentru a-ti sectiona agende planner in diferite zone, astfel incat sa poti rasfoi usor agenda.
Examineaza-ti optiunile de organizare a agendelor
Planificarea pe hartie are o adevarata renastere in acest moment si majoritatea companiilor folosesc agende planner pentru o mai buna productivitate si organizare.
Este important sa te asiguri ca tipul de sistem organizational pe care il alegi functioneaza pentru tine mai degraba decat sa devina o sarcina care te costa mai mult efort.
