Orice firmă sau PFA care lucrează cu bani cash are nevoie de o evidență clară a numerarului, nu doar pentru Fisc, ci și pentru propria ordine internă. În rândurile de mai jos explicăm pe scurt ce este registrul de casă, cum se completează corect și ce greșeli apar cel mai des.

Ce este și de ce contează pentru evidența numerarului

Registrul de casă este documentul în care se notează, zi de zi, toate încasările și plățile în numerar ale unei firme sau ale unui PFA. Cu alte cuvinte, arată traseul banilor cash din casierie.

Pe baza lui se poate verifica oricând câți bani ar trebui să fie fizic în casă și de unde provin. Pentru controalele ANAF, acest registru arată dacă mișcările de numerar corespund cu facturile, chitanțele și bonurile fiscale.

În plus, fără o evidență clară, se ajunge ușor la situații tensionate: lipsă de bani în casă, neînțelegeri între asociat și contabil, sume care nu mai pot fi justificate după câteva luni.

Cine trebuie să țină registrul și cum arată

În general, au nevoie de registru toate firmele care fac încasări sau plăți în numerar, indiferent că vorbim de SRL, microîntreprindere, ONG sau PFA cu activitate reală. Chiar dacă încasările sunt mici, documentul se întocmește dacă există bani în casă.

Există două variante de formă:

– format tipizat, cumpărat de la papetărie, cu pagini numerotate și rubrici prestabilite
– format generat dintr-un program de contabilitate sau de gestiune, tipărit zilnic sau la perioade scurte

Indiferent de variantă, conținutul este similar. În mod obișnuit, apar următoarele coloane:

– data
– numărul documentului (chitanță, dispoziție de plată/încasare, factură cu chitanță etc.)
– explicația operațiunii (de exemplu: încasare factură X, avans salariat, depunere la bancă)
– încasări (suma intrată în casă)
– plăți (suma ieșită din casă)
– sold (câți bani rămân în casă după operațiune)

Registrul se întocmește, de regulă, pentru fiecare valută separat. Dacă firma încasează și plătește și în euro, se folosește un registru distinct pentru moneda respectivă.

Cum se completează, pas cu pas

Completarea corectă nu este complicată, dar cere disciplină. Documentul se face pe fiecare zi în care există operațiuni cu numerar, chiar dacă vorbim de o singură plată sau încasare.

Stabilești soldul inițial al zilei

La începutul fiecărei zile, se preia soldul final din ziua anterioară și se trece ca sold inițial. Dacă este prima zi de lucru sau registrul pornește de la zero, se notează suma efectivă aflată în casierie conform actelor (de exemplu, aport de numerar al asociatului).

Soldul din registru trebuie să fie același cu suma fizică numărată în casă. Dacă deja există diferențe, ele se clarifică înainte de a merge mai departe.

Notezi fiecare operațiune de numerar

De fiecare dată când intră sau iese bani din casă, se trece o linie nouă în registru. Nu se lasă pe seară, cu atât mai puțin, pe „recuperat” la sfârșit de săptămână doar din memorie.

Pentru fiecare înregistrare, casierul sau persoana responsabilă completează:

– data operațiunii
– numărul documentului care stă la bază (chitanță, dispoziție, bon fiscal etc.)
– explicația scurtă, dar clară
– suma la coloană de încasări sau la coloană de plăți, după caz

După ce se trece suma, se calculează noul sold: sold anterior + încasări – plăți. Acesta se trece în coloana de sold, pentru ca la finalul zilei să fie clar câți bani ar trebui să fie în casă.

Închei ziua și verifici soldul

La finalul zilei, se face o verificare: suma de bani numărată efectiv în casierie trebuie să corespundă cu soldul de pe ultima linie din registru.

Dacă există diferențe, se caută imediat cauza: o chitanță uitată, o plată neînregistrată, o sumă trecută greșit. Pe cât posibil, corecturile se fac în aceeași zi, cu explicații clare. Nu se folosesc „radiere” sau tăieturi haotice; orice modificare serioasă se confirmă prin semnătură, eventual, notă explicativă.

Ce documente stau lângă registru de casă

Registrul nu funcționează de unul singur. Fiecare linie trebuie să aibă în spate un document care justifică banii încasați sau plătiți. În practică, lângă el se păstrează, de obicei:

  • chitanțele emise și încasate
  • dispozițiile de plată și de încasare
  • bonurile fiscale și facturile aferente
  • ordinele de plată și extrasele de cont când se depune numerar la bancă
  • notele de lichidare pentru avansuri decontate de angajați

Toate acestea trebuie arhivate pe perioadele prevăzute de lege, de regulă 10 ani pentru documentele financiar-contabile. Pentru firmele mici, plicurile sau dosarele organizate pe luni și ani fac viața mai ușoară atât casierului, cât și contabilului.

Greșeli frecvente când ții evidența numerarului

De multe, problemele nu apar pentru că oamenii nu știu ce este registrul de casă, ci pentru că îl tratează ca pe o formalitate. Iată câteva greșeli des întâlnite:

  • înregistrarea operațiunilor „din urmă”, la câteva zile sau chiar săptămâni distanță
  • amestecarea banilor firmei cu bani personali ai asociatului sau ai angajaților
  • lipsa documentelor justificative pentru sume ieșite din casă
  • plafonarea pe ideea că „merge și așa” dacă sumele par mici
  • folosirea numerarului pentru cheltuieli care ar fi trebuit făcute prin bancă, peste plafoanele legale de plată cash

O altă situație des întâlnită este aceea cu sold negativ sau aproape de zero în registru, deși în realitate în sertar există bani. De obicei, asta înseamnă că au intrat bani neînregistrați sau că s-au făcut cheltuieli „din buzunarul propriu”, fără documente.

Pentru a evita aceste blocaje, e nevoie de reguli clare în firmă: cine umblă la numerar, cum se anunță fiecare plată, în cât timp se predau documentele la contabil sau la casier.

Cum păstrezi și arhivezi registrul de casă

Chiar dacă multe procese se automatizează, autoritățile cer în continuare documente clare pentru numerar. De aceea, modul în care păstrezi registrul contează.

Dacă lucrezi pe hârtie, paginile registrului se completează în ordine, fără să rupi foi. La final de lună sau de an, se verifică numerotarea paginilor și se asigură că nu lipsesc zile cu operațiuni.

Dacă folosești un program informatic, registrul se poate genera și tipări periodic. Este prudent să păstrezi atât forma tipărită, cât și fișierele în format electronic, în caz de pierdere sau deteriorare a documentelor fizice.

La un eventual control, inspectorii pot cere nu doar registrul propriu-zis, ci și documentele care justifică fiecare linie. De aceea, arhivarea ordonată, pe ani și luni, nu e moft, ci protecție pentru firmă.

Întrebări frecvente

Registrul de casă trebuie completat și dacă nu am avut operațiuni în numerar?

Nu se notează zilele fără niciun fel de mișcare de cash. Registrul se completează doar pentru zilele în care există încasări sau plăți cu numerar. Totuși, soldul anterior rămâne valabil până la următoarea zi cu operațiuni.

Cine poate semna registrul de casă într-o firmă mică?

De obicei, semnează casierul și administratorul sau persoana împuternicită prin decizie internă. La firme foarte mici, administratorul poate fi și casier, dar e bine să existe o procedură scrisă, chiar simplă.

Pot ține registrul de casă doar în format electronic?

Legislația permite folosirea sistemelor informatice pentru documente financiar-contabile, dacă respectă anumite condiții tehnice și de arhivare. Multe firme tipăresc însă periodic registrul, pentru a evita discuții la control.

Oricât de mică ar fi firma, felul în care își ține banii cash spune multe despre seriozitatea ei. Un registru de casă ordonat nu e doar „o hârtie pentru Fisc”, ci o oglindă a modului în care este condusă afacerea de zi cu zi.

Informațiile de mai sus au caracter general și se bazează pe regulile contabile și fiscale valabile la data redactării. Pentru situații concrete și pentru verificarea prevederilor actuale, este recomandată consultarea unui contabil sau a unui consultant fiscal.