Orice firmă are nevoie de un sediu social trecut în acte, dar aici apar multe confuzii: trebuie să fie acolo unde lucrezi efectiv? Poate fi la apartament? Ce îți cere ONRC? În rândurile de mai jos explicăm, pe înțelesul tuturor, ce este sediul social și ce documente pot dovedi că ai voie să folosești spațiul.
Ce înseamnă, de fapt, sediul social
Sediul social este adresa oficială a firmei, cea la care ești „găsit” de Registrul Comerțului, ANAF, bănci și restul instituțiilor. Nu este neapărat locul unde îți desfășori activitatea de zi cu zi, ci adresa juridică a societății.
La înființare, această adresă se trece în actul constitutiv și apare în toate documentele firmei: pe facturi, contracte, semnătură de e-mail, pe site. Acolo se trimit notificările, controalele și corespondența oficială.
De aici rezultă o idee simplă, dar ignorată des: dacă adresa nu este clară sau nu mai este valabilă, riști să nu primești acte importante, să te trezești cu amenzi sau cu proceduri pornite împotriva ta fără să știi.
Unde poate fi stabilit sediul unei firme
În general, sediul unei societăți comerciale se poate stabili într-un spațiu comercial, într-un birou sau chiar într-un apartament de locuit, dacă sunt îndeplinite anumite condiții. Mulți antreprenori la început de drum aleg varianta „la domiciliu” pentru a reduce costurile.
Important este ca spațiul ales să fie identificat clar (stradă, număr, bloc, scară, etaj, apartament) și să existe un temei legal pentru folosirea lui: ești proprietar, ai un contract sau ai o convenție scrisă cu proprietarul.
La PFA sau întreprindere individuală, lucrurile sunt de obicei mai simple, pentru că se alege frecvent adresa de domiciliu. Dar și acolo, dacă persoana nu este proprietar unic, pot fi necesare acorduri suplimentare, de exemplu de la coproprietari.
Ce documente justifică folosirea spațiului
Aici apar cele mai multe întrebări legate de sediu social. Registrul Comerțului nu se mulțumește cu o declarație pe propria răspundere; vrea să vadă un act clar care îți conferă dreptul de folosință asupra spațiului.
1. Act de proprietate pe numele asociatului sau al firmei
Cea mai simplă situație este când spațiul este deținut în proprietate de unul dintre asociați sau chiar de firmă (în cazul schimbării ulterioare a sediului). În acest caz, la dosar se depune o copie a actului de proprietate: contract de vânzare-cumpărare, contract de donație, certificat de moștenitor sau alt document echivalent.
Dacă spațiul este în coproprietate (soți, frați, părinți-copii), este nevoie, în practică, și de acordul scris al celorlalți coproprietari pentru folosirea imobilului ca sediu. Fără acest acord, dosarul poate fi respins.
2. Contract de comodat pentru sediu
„Clasicul” pentru firme la început este contractul de comodat – împrumut de folosință cu titlu gratuit. Proprietarul spațiului (de exemplu un părinte sau un prieten) permite firmei să folosească adresa lui ca sediu, fără chirie.
Contractul trebuie să fie în formă scrisă și să conțină datele exacte ale părților, descrierea spațiului și perioada pentru care se acordă folosința. În multe județe se acceptă contractul sub semnătură privată, fără autentificare la notar, dar este bine verificat acest aspect direct la ONRC sau cu un avocat.
Pe lângă contract, Registrul Comerțului poate cere și documentul de proprietate al comodantului, pentru a verifica faptul că persoana are dreptul să dea în folosință acel imobil.
3. Contract de închiriere sau de subînchiriere
O altă variantă des întâlnită este contractul de închiriere. În acest caz, proprietarul imobilului închiriază spațiul firmei, contra unei chirii lunare. Contractul reprezintă dovada dreptului de folosință pentru stabilirea sediului.
Dacă entitatea care îți închiriază spațiul nu este proprietarul, ci chiriaș la rândul ei, va fi vorba de o subînchiriere sau o convenție similară, și vor fi necesare atât contractul principal, cât și acordul proprietarului. De multe, fără acest acord, Registrul Comerțului respinge dosarul.
Indiferent de tipul contractului, este recomandat ca perioada prevăzută să acopere măcar durata pentru care vrei să menții acel sediu. Altfel, vei fi obligat să reiei procedura destul de repede.
Alte documente și situații speciale
Pe lângă actul principal care justifică folosința, pot apărea documente suplimentare cerute de lege sau de practică administrativă. Aici apar nuanțe care îi încurcă pe mulți la prima încercare.
Un exemplu foarte des întâlnit este sediul într-un apartament de bloc. În funcție de activitate și de legislația în vigoare, ți se poate cere:
- acordul vecinilor de pe orizontală și verticală;
- acordul asociației de proprietari, dacă există;
- o declarație pe propria răspundere privind tipul de activitate (de birou, fără trafic de public, fără depozitare etc.).
În anumite situații, pentru activități cu risc sau cu impact asupra vecinilor, pot fi necesare avize sau acorduri de la primărie sau alte autorități locale. De aceea, atunci când nu este vorba doar de un birou „pe hârtie”, merită verificat din timp ce alte aprobări pot fi cerute.
O altă situație particulară este folosirea așa-numitelor servicii de găzduire de sediu social oferite de unele firme de consultanță. Din punct de vedere legal, baza rămâne tot un contract (de regulă un comodat sau o închiriere), dar trebuie verificat cu atenție conținutul acestuia și ce responsabilități îți asumi.
Greșeli frecvente la stabilirea sediului
În practică, multe dosare pentru înființare sau schimbare de sediu se întorc pentru corecturi. De obicei, problemele apar din neatenție sau din lipsă de informare, nu din rea-credință.
Printre greșelile care apar cel mai des:
- datele de identificare ale imobilului nu coincid în toate actele (numere greșite, lipsă apartament, denumiri vechi de străzi);
- lipsește acordul soțului sau al coproprietarilor deși spațiul este în proprietate comună;
- contractul de comodat sau de închiriere nu este semnat de toate persoanele care figurează ca proprietari;
- perioada din contract este deja expirată sau prea scurtă față de cerințele ONRC;
- se ignoră faptul că în bloc există un regulament intern care restricționează astfel de utilizări.
O altă greșeală este să tratezi cu ușurință mutarea ulterioară a sediului. Schimbarea adresei implică din nou acte, taxe și timp, iar uneori și actualizarea contractelor cu partenerii. De aceea, merită ales de la început un loc stabil, nu o adresă temporară folosită „numai acum, pentru înființare”.
Ce să faci practic ca să nu ai probleme
Înainte să depui dosarul la Registrul Comerțului, e bine să parcurgi câțiva pași simpli. Îți pot salva drumuri inutile și bani plătiți pentru acte refăcute.
În linii mari, este util să:
- decizi dacă vei folosi o adresă deținută de tine/părinți sau un spațiu închiriat ori găzduit de o firmă specializată;
- verifici actul de proprietate, dacă este cazul, să vorbești cu toți coproprietarii pentru a obține acordul lor scris;
- alegi forma de document: contract de comodat sau contract de închiriere, în funcție de cum vă înțelegeți asupra chiriei;
- te interesezi direct la ONRC sau la consultantul tău ce alte documente se cer în localitatea respectivă (acord vecini, asociație, avize);
- verifici de două ori datele de pe toate documentele: nume, CNP/CUI, adresă completă a imobilului.
Dacă nu ai mai trecut prin procedura asta, o discuție scurtă cu un avocat sau cu un consultant care pregătește frecvent dosare pentru ONRC te poate scuti de multe bătăi de cap. Nu este o formalitate pe care să o improvizezi după ureche.
Întrebări frecvente
Pot avea sediul social la apartamentul în care locuiesc?
De cele mai multe, da, mai ales pentru activități de birou. Însă poți avea nevoie de acordul coproprietarilor, al vecinilor sau al asociației de proprietari, în funcție de tipul de activitate și de regulile din bloc.
Trebuie înregistrat contractul de comodat la ANAF pentru sediu?
De regulă, contractul de comodat nu generează impozit pe chirie și nu se înregistrează ca un contract de închiriere. Totuși, cerințele pot diferi, așa că este bine să verifici direct la ANAF sau cu un contabil.
Cât timp pot folosi un sediu găzduit la o firmă de consultanță?
Depinde de ce ați stabilit în contract și de regulile Registrului Comerțului. Unele găzduiri sunt doar pe termen scurt, pentru înființare, altele permit menținerea adresei mai mulți ani, cu prelungiri succesive.
Adresa de pe ștampilă, de pe facturi și din contracte nu e doar un detaliu administrativ. Este locul în care statul, clienții și partenerii te consideră prezent. Cu un pic de atenție la documentele de folosință a spațiului, te ferești de surprize care costă mult mai mult decât un drum în plus la notar sau la ONRC.
Informațiile din acest articol au caracter general și pot suferi modificări odată cu schimbarea legislației. Pentru situații concrete privind stabilirea sau schimbarea sediului unei firme, este recomandată consultarea unui avocat, a unui consultant juridic sau a Registrului Comerțului.
